6 asiakirjojen hallintaohjelmisto toimiston tehokkuuden parantamiseksi

Pilvisäilytyksen kynnyksellä on poistettu oikeutetusti rasittuneen paperityön käsittelyn stressi. Työnantajat voivat siis säästää aikaa ja samalla parantaa työnkulkua. Joten jos haluat vähentää paperiasiakirjojen käyttöä ja parantaa tehokkuutta, olet oikeassa paikassa. Tässä artikkelissa on kuusi parasta asiakirjahallintaohjelmaa.

Asiakirjojen hallintaohjelmisto, joka tunnetaan myös nimellä Document Management Systems (DMS), on tietokoneohjelmia, jotka on erityisesti suunniteltu seuraamaan, virtaviivaistamaan ja hallitsemaan asiakirjoja ja työnkulkua. Tavoitteena on vähentää työmäärää ja nopeuttaa työnkulkua.

Seuraa tätä viestiä saadaksesi kattavan kuvan joistakin parhaista käytettävissä olevista työkaluista asiakirjojen hallintaan.

Mitkä ovat PC: n paras asiakirjahallintaohjelmisto?

1

eFileCabinet

eFileCabinet on todennäköisesti johtava dokumenttienhallintaohjelmisto. Se on rakennettu helpottamaan toimistotiedostojen tallennusta, hakemista ja jakamista. Ohjelmiston toiminta menee kuitenkin pidemmälle kuin asiakirjojen hallinta, sillä siinä on myös kirjanpito- ja henkilöstöhallinnon työkalut.

eFileCabinetissä on kaksi tukimuunnosta: työpöydän versio (Windows 10 -yhteensopiva) ja mobiiliversio, joka on erityisesti suunniteltu mobiililaitteille.

Tämä dokumentinhallintaohjelmisto sisältää toiminnon, jota kutsutaan pilvinäytöksi, jonka avulla käyttäjät voivat varmuuskopioida tiedostot pilvissä suoraan ohjelmiston alustan kautta. Tämän avulla käyttäjät voivat helposti katsella ja purkaa tiedostoja minkä tahansa laitteen kautta, jos laite on yhteydessä Internetiin.

Myös eFileCabinet täyttää kaikki tarpeelliset alan vaatimukset, mukaan lukien SEC, HIPAA, FINRA ja muut standardivaatimukset.

Lisäksi ohjelmisto toimii erinomaisesti SecureDrawerin kanssa, joka on ainutlaatuinen jakotoiminto, joka toimii end-to-end-tiedostojen jakamisalustana sinun ja asiakkaasi välillä. Se pystyy integroimaan saumattomasti useiden muiden valmistajien ohjelmistojen, kuten MS Outlookin, kanssa. turvallinen e-allekirjoitus, skannerit, tulostimet ja paljon muuta.

Lastl, . eFileCabinet-asiakirjojen hallintaohjelmisto tarjoaa sekä verkko- että tilapalveluita. Ohjelmisto tarjoaa kahden viikon ilmaisen kokeilun uusille käyttäjille, minkä jälkeen ne voivat tilata maksetun suunnitelman 15 euron aloitushintaan.

Lataa eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM on epäilemättä yksi markkinoiden suosituimmista dokumenttienhallintaohjelmista. Se on erittäin monipuolinen yritysluokan hallintaohjelma, joka on rakennettu toimistotehtävien suorittamiseen, asiakirjahallinnasta työnkulun automatisointiin ja hallinnollisiin toimintoihin.

Työkalu on suunniteltu erityisesti Windows-tietokoneille. Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös useiden muiden työpöydän käyttöjärjestelmien, kuten Linuxin, kautta.

Periaatteessa asiakirjahallintaohjelmistossa on dynaaminen moduulien joukko, joka käyttää koko ohjelmiston hallintatoimintaa. Joitakin näistä moduuleista ovat: Sähköinen laskutus, sähköinen allekirjoitus, salaus (tiedostojen salausta ja salauksen purkamista varten), viivakoodi, Mail Archiver ja muut.

Ohjelmiston joustava muotoilu mahdollistaa sen, että se voidaan integroida saumattomasti asiaankuuluviin toimistotyökaluihin, kuten AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ja paljon muuta. Siinä on myös liitettävissä oleva autentikointijärjestelmä, joka voidaan liittää ulkoisiin tietokantoihin tai palvelimiin kuten SQL, Oracle, MySQL ja muutamat muut.

Edellä esitetyn perusteella käyttäjille annetaan mahdollisuus tehostaa koko työnkulkua tehokkuuden parantamiseksi. Tästä syystä monet asiakirjanhallintaohjelmistot näkevät monet projektinhallintaohjelmistona kuin tavallinen asiakirjahallinta.

OpenKM tarjoaa kaksi perussuunnitelmaa uusille käyttäjille: OpenKM Community ja OpenKM Professional . Entinen on saatavilla ilmaiseksi (rajoitetuilla ominaisuuksilla), kun taas jälkimmäinen, jossa on tehokkaampia ominaisuuksia, on maksettu suunnitelma, ja sitä tarjoaa tarjous (mukautettu hinnoittelu).

Saat lisätietoja ohjelmiston järjestelmä- ja latausvaatimuksista kirjautumalla OpenKM-lataussivustoon.

Lataa OpenKM

3

Templafy

Templafy on kiistatta yksi markkinoiden parhaista dokumenttienhallintaohjelmista. Se on monipuolinen apuväline, jonka tarkoituksena on tallentaa, hakea ja jakaa toimistoasiakirjoja tehokkaasti. Se on pilvipohjainen foorumi, joka tukee kaikkia tietojärjestelmien ja mobiililaitteiden muotoja.

Mukavuussyistä on myös nimettyjä versioita työpöydälle (Windows) ja älypuhelimille (mobiilisovellukset).

Periaatteessa Templafy helpottaa tiedostojen tallentamista ja tiimityöskentelyä poistamalla tavanomaiset, erottamattomat, eri alustojen työskentelyprosessit.

Asiakirjahallintaohjelmisto virtaviivaistaa kaikki olennaiset työpaikkatyökalut, erityisesti asiakirjoja tuottavat työkalut, kuten MS Office, yhdellä alustalla, mikä tarjoaa sinulle yhtenäisen työnkulun.

Lisäksi Templafy isännöi melko navigoitavaa käyttöliittymää, joka tekee siitä ihanteellisen matalan teknologian työympäristössä, sillä jokainen tiimin jäsen voi antaa palautetta, jakaa tiedostoja ja luoda asiakirjoja, joita ei voi kuvitella helposti.

Kaikki nämä kanavat kanavoidaan yhden syötteen kautta, ja järjestelmänvalvoja (työnantaja) valvoo sitä, jotta varmistetaan jokainen vaatimus ja laatuvaatimukset.

Lopuksi, kuten useimmat kestävät apuvälineet, Templafy ei ole halpa. Itse asiassa se on kätevästi markkinoiden kallein dokumentinhallintaohjelmisto. Se on saatavana kiinteänä tilauskorkona 355 dollaria kuukaudessa. On kuitenkin olemassa ilmainen kokeilujakso ennen täyttä tilausta. Käy heidän virallisilla verkkosivuillaan saadakseen lisätietoja.

Lataa Templafy

4

SutiDMS

SutiDoft, SutiSoftin tuote, on yksi markkinoiden kattavimmista asiakirjojen hallintaohjelmista. Se on varustettu joukolla työkaluja asiakirjojen hallintaan ja organisointiin, tiedostojen jakamiseen, tietueiden pitämiseen ja tiimityöskentelyn parantamiseen.

Se on online-pohjainen web-pohjainen ohjelmisto, jota tuetaan koko pöydällä sekä työpöydällä että mobiililaitteilla.

Lisäksi SutiDMS: ssä on joukko monitoimisia työkaluja, joihin kuuluu muunneltava kojelauta, asiakirjakirjasto, OCR-dokumenttien sieppaus, useita integraatioita (MS Outlook, Gmail ja Yahoo Mail), tiedostojen yhdistäminen, asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen, e-allekirjoitus ja foorumit muiden joukossa.

Ohjelmisto toimii pohjimmiltaan lopullisena tallennustilana, jossa voit säilyttää kaikki asiakirjat, ja sen web-pohjainen toiminto takaa, että voit käyttää ja hakea asiakirjoja milloin tahansa.

Tämä asiakirjahallintaohjelmisto tarjoaa kuitenkin yrityshinnoittelun, joka on saatavilla lainausmerkinnällä.

Suunnitelmia on kaksi: Premium-suunnitelma ja Ammattisuunnitelma . Ammattisuunnitelma on suunniteltu enintään 10 käyttäjälle ja se on saatavana 18 dollaria käyttäjää kohden (kuukaudessa). Premium-suunnitelma on sitä vastoin tarkoitettu keskisuurelle organisaatiolle, jossa on alle 500 työntekijää, ja se on saatavilla 20 dollarin verran käyttäjää kohden (kuukaudessa).

Lataa SutiDMS

5

FileHold

FileHold on täysin integroitu asiakirjahallintaratkaisu, joka sisältää erilaisia ​​toimintoja, joiden avulla käyttäjät saavat keskitetyn tallennus- ja yksinkertaistetun työprosessin. Ohjelmisto on yksi harvoista asiakirjahallintaohjelmista, jotka on tarkoitettu erityisesti Windows 10 PC: lle ja muille Windows-versioille (7/8 / 8.1). Sitä voidaan kuitenkin käyttää myös selaimilla Linux- ja Mac-tietokoneissa.

Ohjelmiston ominaisuudet on luokiteltu "vakio", "valinnainen", "mukautettu" ja "asiakirjan skannaus ja kuvantaminen". Joitakin näistä ominaisuuksista ovat metatietojen kaappaus (asiakirjojen merkitseminen), kalenteri, sähköiset lomakkeet, eSignature, OCR (palvelinpuoli), automaattinen täyttö, SmartSoft-kaappaus ja paljon muuta.

Lisäksi FileHold isännöi kykyä integroida kolmansien osapuolten ohjelmistoihin, kuten MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ja paljon muuta. Kaikki nämä helpottavat tiedostojen tallennusta, hakua ja jakamista sekä työnkulun koordinointia.

Lopuksi FileHold tarjoaa kaksi perushinnoittelusuunnitelmaa; FileHold Express ja FileHold Enterprise. Express-suunnitelma on suunniteltu alle 20 työntekijän pienille yrityksille, kun taas Enterprise-suunnitelma sopii suurille organisaatioille tai ryhmille, joissa on yli 20 jäsentä.

Molempien suunnitelmien liittymishinnat ovat kuitenkin saatavilla vain lainausmerkinnällä. Voit lähettää sähköpostiviestin FileHoldin myyntitiimille saadaksesi tarjouksen yrityksellesi.

Lataa FileHold

6

M-Files

M-Files on yksi parhaista asiakirjojen hallintaohjelmista, jotka ovat saatavilla tänään. Se on merkittävin sen "päällekkäisyysanalyysi" -toiminnon kannalta, joka on suunniteltu suojaamaan käyttäjiä asiakirjojen päällekkäisyyttä vastaan. Se on pilvipohjainen DMS; Siksi sitä tuetaan sekä pöytätietokoneissa että mobiilialustoissa.

On myös nimettyjä työpöydän versioita (Windows 10 / 8.1 / 8/7) sekä mobiilisovelluksia valituille mobiililaitteille.

Tämän lisäksi tämä Windows 10: n dokumenttienhallintaohjelmisto sisältää järjestetyn tallennustilan, jossa asiakirjat järjestetään osittain ja tallennetaan. Se analysoi asiakirjojen haun vastaamalla tiedostonimiä muihin niihin liittyviin indikaattoreihin, kuten päivämääriin ja projekteihin. Siten ohjelmisto pystyy helposti poistamaan kaksoiskappaleet.

Lisäksi sen yhtenäinen foorumi helpottaa työpaikkojen tehokkuutta parantamalla tehtävien määrittelyä (työnantajalta työntekijöille) sekä tehtävien suorittamisesta ja toimittamisesta (työntekijöiltä työnantajalle). Lopputuloksena on parempi tuottavuus.

Lisäksi M-Files on joustava DMS, joka voidaan helposti integroida sellaisiin työkaluihin kuin MS Office ja joukko CRM-työkaluja, kuten Salesforce. Tämä tekee siitä ihanteellisen lähes kaikentyyppisille yrityksille. Tarjolla on myös kolme perusasennusvaihtoehtoa, kuten paikan päällä, pilvipohjainen ja hybridi (yhdistetty).

M-Files tarjoaa yhden kuukauden ilmaisen kokeilun uusille käyttäjille, minkä jälkeen ne voivat helposti päivittää yrityssuunnitelman, jota tarjous tarjoaa.

Lataa M-Files

johtopäätös

Nykyään paperiasiakirjojen käyttö vähenee koko maailmassa, ja monet organisaatiot, koulut ja valtion laitokset suosivat paperittoman tallennuksen kätevyyttä paperitiedostojen ja -kansioiden hankaluuteen.

Näin ollen on olemassa vakaa ja kestävä asiakirjahallintaohjelmisto. Tämän kysynnän osalta olemme laatineet joitakin markkinoiden parhaista dokumenttienhallintaohjelmista päätöksenteon helpottamiseksi, minkä DMS: n on määrä käyttää yrityksellesi.